PRIVACY BELEID van INTRODUCE

1. Jouw privacy is belangrijk

Jouw privacy is belangrijk voor ons. We willen jouw gegevens op een integere, wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In dit document, ons privacy beleid, leggen we je uit hoe de verwerking gebeurt en om welke persoonsgegevens het gaat. De verwerking start op het ogenblik dat we jouw gegevens ontvangen. We hebben het hier over jou als een kandidaat, (toekomstige) klant, leverancier of een persoon bij een andere organisatie die met ons in contact staat.

1.1 Vooraf

We raden je aan om dit document goed te lezen zodat je weet waarom en waarvoor we jouw persoonsgegevens verwerken. Daarbij vind je jouw rechten en hoe je deze kan uitoefenen.

We leggen je ook uit welke persoonsgegevens we verwerken wanneer je bijvoorbeeld:

• onze diensten gebruikt
• vragen stelt via onze website
• jouw businesskaartje afgeeft

We kunnen ons privacy beleid aanpassen. De meest recente versie is terug te vinden op onze website: https://www.introduce.be

Wens je meer informatie over de privacywetgeving in België dan kan je terecht op de website van de Belgische Gegevensautoriteit www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

1.2 Wie verwerkt jullie gegevens? Wie zijn we?

INTRODUCE is actief in België en de maatschappelijke zetel is gelegen in Grote Baan 96 te 9920 Lievegem en is de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

1.3. Hoe kan u ons bereiken?

Als je vragen hebt over jouw privacy of je wil jouw privacy-instellingen aanpassen of je recht uitoefenen dan kan je ons bereiken op de volgende manieren:

• Het adres Grote Baan 96 te 9920 Lievegem
• Via mail op het e-mailadres privacy@introduce.be

INTRODUCE heeft een Data Protection Officer (DPO) aangesteld. Onze DPO kan je altijd contacteren op het bovenstaande adres of e-mailadres.

1.4. De leidende toezichthoudende autoriteit van Introduce

Voor Introduce is de Belgische toezichthoudende autoriteit de leidende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

+32 (0)2 274 48 00/ Contact@apd-gba.be

2. Jouw recht op privacy

Je hebt heel wat rechten bij de verwerking van jouw persoonsgegevens.

De uitvoering van jouw rechten in onze systemen en procedures gebeurt uiterlijk 30 dagen nadat wij jouw aanvraag hebben ontvangen. Mocht om één of andere reden deze termijn niet kunnen gehaald worden dan informeren wij je voor het verstrijken van de oorspronkelijke periode.

2.1. Je mag jouw persoonsgegevens inzien

Je hebt het recht om inzage te krijgen van de persoonsgegevens die wij over jou verwerken, de doelstelling van de verwerking, waar we de gegevens vandaan hebben gehaald en wie de gegevens ontvangt.

Je kan in dit geval ook vernemen hoe lang we de gegevens bewaren of we van plan zijn om de gegevens naar een land buiten de Europese Unie te versturen.

De gevraagde informatie bezorgen we je schriftelijk of elektronisch binnen een redelijke termijn.

2.2. Je kan je gegevens laten verbeteren/vervolledigen

Het kan gebeuren dat de gegevens die we van jou verwerken niet (meer) correct zijn. Je kunt altijd vragen om de onjuiste gegevens te laten verbeteren of aan te vullen met de ontbrekende gegevens.

2.3. Recht op het wissen

Als je denkt dat we de persoonsgegevens onrechtmatig verwerken dan kun je vragen om deze persoonsgegevens te laten wissen. Dit verzoek tot het wissen van persoonsgegevens kan door INTRODUCE geweigerd worden, wanneer dit gerechtvaardigd is. Voorbeelden zijn het uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering of omwille van een wettelijke plicht tot het bijhouden van bepaalde gegevens.

2.4. Recht op het beperken van persoonsgegevens

Je kan ons vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken wanneer je vermoedt dat de gegevens onjuist zijn, de verwerking onrechtmatig is of indien je niet akkoord bent dat we de gegevens verwerken onder ons gerechtvaardigd belang (zie artikel 3.3). Dit verzet zullen we inwilligen tenzij er dwingende redenen zijn om dit niet te doen bijvoorbeeld ter voorkoming van fraude, wanbetalingen.

2.5. Recht om bezwaar in te dienen

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. De verwerking wordt dan gestopt, tenzij het verwerken nodig is voor de eerbiediging van de sociale en fiscale wetgeving, de belangen van een derde behartigen of met het oog op de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

2.6. Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Je kan ons vragen om de persoonsgegevens die je aan ons gegeven hebt aan een derde partij over te dragen.

2.7. Recht om klacht in te dienen

Ga je niet akkoord met ons standpunt dan kan je je richten tot de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Je kan daar ook een klacht neerleggen. De contactgegevens vind je hierboven in 1.4.

2.8. Identificatie van de aanvrager

Je kan de uitvoering van jouw rechten op de verwerking van je persoonsgegevens uitoefenen mits een schriftelijk aanvraag

• via een brief op het adres: Grote Baan 96 te 9920 Lievegem
• per e-mail op het e-mailadres privacy@introduce.be

Wees altijd zo specifiek mogelijk als je je rechten wil laten uitoefenen. Zo kunnen we jouw aanvraag correct verwerken.

Om te vermijden dat iemand anders jouw rechten uitoefent, willen we jouw identiteit zo goed mogelijk controleren. Vandaar dat de aanvraag altijd dient vergezeld te zijn van een document dat bewijst dat de identiteit van de aanvrager overeenstemt met jouw identiteit. Dit kan door een kopie van jouw identiteitskaart bij de aanvraag te voegen. Maak dan wel even uw pasfoto en identiteitskaartnummer (e.d.) zwart, ter bescherming van uw privacy.

Wanneer we van oordeel zijn dat het afgeleverde document onvoldoende bewijs levert, informeren wij je. We behouden ons het recht om niet in te gaan op de aanvraag tot er een voldoend bewijs afgeleverd wordt.

3. Waarom willen we jouw persoonsgegevens verwerken?

3.1. INTRODUCE moet wettelijke verplichtingen naleven

Wij zijn in sommige gevallen wettelijk verplicht om de persoonsgegevens van onze klanten

en leveranciers te verwerken. Hierbij sommen we de belangrijkste op:

• fiscaal recht
• handelsrecht
• de mogelijkheid bestaat dat wij genoodzaakt zijn om persoonsgegevens te verstrekken aan autoriteiten of andere derden. Bijvoorbeeld als dit noodzakelijk is in verband met een wettelijke verplichting of voor de uitvoering van een taak van openbaar belang.

3.2. INTRODUCE moet zijn contract met jou kunnen uitvoeren

Introduce moet zijn afspraken met jou als klant of leverancier kunnen uitvoeren. Om je een correcte uitvoering van onze overeenkomst te waarborgen moeten wij deze afspraken administratief, boekhoudkundig en operationeel verwerken en beheren.

3.3. INTRODUCE verwerkt jouw persoonsgegevens als kandidaat met jouw toestemming.

De missie van Introduce is om de juiste persoon (de zogenaamde kandidaat) aan de passende werkgever te matchen, onze kandidaten gedurende heel hun professionele carrière te begeleiden en dit zolang onze kandidaten dit wensen. Enkele voorbeelden zijn:

• Communicatie met jou omtrent openstaande functies die je mogelijks interesseren
• Jou informeren over de algemene trends op de vacaturemarkt
• Feedback aan je te vragen omtrent onze diensten

Wij hebben altijd de persoonsgegevens van jou als kandidaat, voor ons kandidatenbeheer in het kader van rekrutering, selectie en nazorg, opgeslagen in onze database. We volgen daarbij een integere strategie en een transparante communicatie. Om deze redenen streven we ernaar om jouw toestemming voor deze zelfde doeleinden te vragen en te verkrijgen.

3.4.      INTRODUCE vraagt jouw toestemming

Bij inschrijving op onze nieuwsbrief geef je impliciete toestemming om informatie over onze diensten te ontvangen. Elke nieuwsbrief bevat altijd een mogelijkheid om uit te schrijven.

Wanneer je voor de eerste keer onze website bezoekt vragen wij via onze cookiebanner jouw toestemming voor het plaatsen van onze statistische, marketing en sociale media cookies. Meer informatie vind je in ons cookiebeleid.

Je kan jouw toestemming altijd intrekken. Onze contactgegevens vind je in puntje 2.8

3.5.      INTRODUCE verzamelt indirect persoonsgegevens van een sollicitant op grond van haar gerechtvaardigd belang

Je hebt jouw cv en contactgegevens geplaatst op speciaal daarvoor bestemde platforms (bijvoorbeeld VDAB; Stepstone, …) die specifiek tot doel hebben een geschikte baan te vinden (meer details zie 4.2). Introduce kan deze persoonsgegevens verwerken en de eerste keer contact met jou opnemen op basis van haar gerechtvaardigd belang.

Indien je, na een eerste contact, verdere interesse zou hebben om vandaag of in de toekomst een selectieprocedure met ons te doorlopen, zullen wij jouw persoonsgegevens met je toestemming in onze database opnemen.

3.6.      Introduce en assessments

Introduce kan kandidaten tijdens de selectieprocedure een assessment laten volgen. Door middel van deze wereldwijd erkende methode krijgt Introduce een beeld van de kennis, vaardigheden en karaktereigenschappen van de persoon. Zo kan de geschiktheid voor een bepaalde functie beter worden bepaald.

Als deelnemer biedt het een unieke kans op meer zelfinzicht. Zowel ontwikkeling als sterke punten komen aan de oppervlakte. Op basis van dit assessment kan de kandidaat zijn professionele capaciteiten vergroten en meer kans maken op de arbeidsmarkt.

De verwerking van persoonsgegevens tijdens deze assessments valt daarom onder het gerechtvaardigd belang van Introduce.

4. Welke persoonsgegevens verwerken we van jou en voor welke doeleinden?

4.1. Van onze zakelijke relaties

Onze zakelijke relaties zijn onze klanten en leveranciers. Introduce verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee zaken worden gedaan. Doel voor deze verwerking is het verstrekken van informatie over onze diensten en om de zakelijke relaties te onderhouden.

Om jou te contacteren en te identificeren, voor ons klanten- en leveranciersbeheer verwerken we de naam, voornaam, e-mailadres, gsmnummer, telefoonnummer, geboortedatum, interesses en hobby’s, aanspreektitel, btw-nummer en financiële informatie.

4.2. Van onze kandidaten

Van onze kandidaten verwerken we de naam, voornaam, adres, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, taal, foto, telefoon privé en/of mobiel, burgerlijke staat, opleidingsniveau, talen en IT-kennis, professionele ervaringen, behaalde diploma’s, hobby, interesses, lidmaatschappen, huidig salarispakket.

We kunnen ook persoonsgegevens verwerken die we via andere kanalen hebben verzameld zoals referenties, LinkedIn profielen, … Wens je onze bronnen te kennen dan kan je ons altijd contacteren om deze op te vragen.

Met deze verwerking identificeren we je, kunnen met je te communiceren en je optimaal te begeleiden gedurende heel je professionele carrière.

4.3. Van onze actieve prospecten

Onze potentiële nieuwe klanten hebben interesse in onze diensten. We wensen hen dan ook op de hoogte te houden van deze diensten. Om met hen te communiceren en te identificeren verwerken we de naam, voornaam, telefoon en/of gsm-nummer en e-mailadres, interesses en hobby’s, geslacht

4.4.      Cookies

INTRDOUCE maakt op de website www.introduce.be gebruik van cookies. Dit zijn kleine informatiebestanden die bij een bezoek aan de website worden opgeslagen op het apparaat waarmee je onze website bezoekt, zoals een computer, tablet of smartphone. Waar we het hierna hebben over “cookies” bedoelen we daarmee ook andere vergelijkbare technieken. Cookies maken het mogelijk om jouw webbrowser te herkennen. Handig, want dan hoef je bijvoorbeeld niet steeds opnieuw je gegevens in te voeren, voorkeuren aan te geven of je instellingen aan te passen. Op die manier kunnen we ook onze website beter laten werken, kunnen we inzicht krijgen in het bezoekersgedrag op de website en kunnen andere partijen inzicht krijgen in jouw surfgedrag zodat zij gepersonaliseerde advertenties kunnen tonen over meerdere websites en niet-revelante advertenties weg kunnen laten.

Cookies brengen de veiligheid van je computer niet in gevaar.

We gebruiken functionele, analytische, marketing en sociale media cookies. Met uitzondering van de functionele cookies (noodzakelijk voor het goed functioneren van onze website) vragen we jouw toestemming voordat we deze kleine informatiebestanden plaatsen. Meer inlichtingen vind je terug in onze cookie policy.

5. Over het delen en bewaren van jouw persoonsgegevens

5.1. Met wie delen we jouw persoonsgegevens

Wij delen jouw gegevens alleen met personen, die van ons uitdrukkelijk de toestemming hebben gekregen en indien ze deze gegevens nodig hebben om hun taken uit te voeren. Deze personen zullen jouw gegevens verwerken onder dezelfde grond als wij ze van je gekregen hebben.

Aangezien wij optreden als HR-dienstverlener, worden jouw persoonsgegevens alleen met je toestemming geraadpleegd door en/of doorgegeven aan onze klanten en jouw potentiële nieuwe werkgever.

Voor de toepassing van de goede werking van onze IT-systemen doen we beroep op externe dienstverleners. INTRODUCE werkt enkel met deze dienstverleners die dezelfde veiligheden op technisch en operationeel vlak verzekeren.

Wij delen jouw gegevens verder alleen als we hiertoe door een wet of overheidsbevel worden verplicht.

Wij verkopen of verhuren jouw persoonsgegevens niet door aan derden voor hun eigen gebruik.

• We bewaren jouw gegevens niet oneindig

INTRODUCE gebruikt je persoonsgegevens met een duidelijk doel voor ogen. Wanneer dit doel bereikt is, worden de gegevens verwijderd. Het uitgangspunt voor het bijhouden van je persoonsgegevens is de wettelijke bewaartermijn.

De persoonsgegevens van onze kandidaten bewaren we initieel 5 jaar. Mocht er in deze periode een contact geweest zijn tussen de kandidaat en INTRODUCE dan gaat vanaf dit contact opnieuw een periode van 5 jaar in.

De persoonsgegevens van de prospecten, bewaren we initieel 5 jaar. Mocht er in deze periode een contact geweest zijn tussen de prospect en Introduce dan gaat vanaf dit contact opnieuw een periode van 5 jaar in.

De persoonsgegevens van bestaande klanten, leveranciers, onderaannemers,  …., bewaren we initieel 10 jaar. Mocht er in deze periode een nieuw contact geweest zijn, dan gaat vanaf dit contact opnieuw een periode van 10 jaar in.